Règlements

Règlements de l’Association communautaire de Convent Glen et d’Orléans Wood, Inc.
Une association ontarienne à but non-lucratif

ARTICLE I. Nom et objet

SECTION 1.01 : NOM. L’association s’appellera Association communautaire de Convent Glen et d’Orléans Wood Inc. Ci-après appelée « l’Association ». Il s’agit d’un organisme à but non lucratif constitué en vertu des lois de la province de l’Ontario.

SECTION 1.02 : OBJET. Les présents règlements régissent l’Association et facilitent la réalisation des tâches suivantes:

1. Représenter les intérêts des résidents des régions de Convent Glen et d’Orléans Wood sur toute question les concernant;
2. Offrir des programmes récréatifs et sociaux ainsi que des événements d’intérêt pour la communauté, ainsi que la formation informelle sur une base non lucrative, aux résidents des régions de Convent Glen et d’Orléans Wood;
3. iii. Encourager la participation de tous les résidents de la région de Convent Glen et d’Orléans Wood aux programmes et aux activités de l’Association;
4. Assurer la liaison avec le Conseiller municipal du Quartier 1 et le Conseil de la Ville d’Ottawa en ce qui concerne les besoins et les préoccupations des résidents des régions de Convent Glen et d’Orléans Wood;
5. Coopérer et coordonner avec d’autres groupes ou organisations de la Ville d’Ottawa;
6. Développer des relations plus étroites entre les résidents et encourager un esprit de communauté convivial dans la région de Convent Glen et d’Orléans Wood;
7. vii. Offrir aux Membres un forum ouvert leur permettant d’exprimer leurs opinions sur les préoccupations de la communauté de manière constructive et collective;
8. viii. Fournir, dans la mesure du possible, les services ou les infrastructures communes jugées dans les meilleurs intérêts de la communauté;
9. Préserver et améliorer la qualité de vie dans les régions de Convent Glen et d’Orléans Wood;
10. Respectez les politiques d’affiliation de la Ville d’Ottawa en ce qui concerne les associations de quartier.

ARTICLE II. Limites géographiques de Convent Glen et d’Orléans Wood

SECTION 2.01 : LIMITES. La communauté de Convent Glen et Orléans Wood est située à Ottawa, en Ontario. La collectivité est délimitée au nord par la rivière des Outaouais, par la rue Champlain jusqu’à la Place d’Orléans incluse à l’est, par le boulevard Saint-Joseph au sud et par la Ceinture de verdure à l’ouest.

ARTICLE III. Adhésion

SECTION 3.01 : ADMISSIBILITÉ À L’ADHÉSION. Un Membre en règle est un résident actuel d’au moins 18 ans, ou le propriétaire d’une propriété résidentielle dans la communauté, ou une société ou une entité commerciale dont l’entreprise est située dans la communauté, telle que décrite à l’Article II. L’adhésion à l’Association est effective après le paiement intégral de la cotisation annuelle et la rédaction d’un formulaire d’inscription. Un membre a le droit de recevoir des privilèges et des services, de participer à des activités et d’assister aux assemblées générales de l’Association.

SECTION 3.02 : MEMBRE VOTANT est une personne âgée de 18 ans ou plus résidant dans la communauté visée à l’Article II dont la cotisation actuelle est payée. Un membre ayant le droit de vote est habilité à exprimer des opinions et à voter une voix sur les questions devant une assemblée générale, et à occuper un poste.

SECTION 3.03 : MEMBRE NON-VOTANT est :

1. i) un propriétaire non résident d’une propriété résidentielle, ou
2. ii) une société ou entité commerciale dont l’entreprise est situé dans la communauté au sens de l’Article II et dont la cotisation actuelle pour non-résident est acquittée.

SECTION 3.04 : MEMBRE HONORAIRE À VIE est un membre de l’une ou l’autre des catégories mentionnées aux paragraphes 3.02 et 3.03, qui a rendu des services exceptionnels à l’Association. La désignation d’un Membre Honoraire à Vie se fait par un vote positif d’au moins deux tiers (2/3) des membres du Conseil d’administration.

SECTION 3.05 : RÉSILIATION DE L’ADHÉSION. L’adhésion à l’Association est automatiquement résiliée chaque fois que le Membre est en retard dans le paiement de sa cotisation annuelle ou n’est plus :
i) un résident, ou
ii) un propriétaire non résident d’une propriété résidentielle, ou
iii) une société ou une entité commerciale dans la communauté visée à l’Article II. Les membres peuvent être exclus ou retirés par un vote affirmatif d’au moins deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale.

SECTION 3.06 : DÉMISSION. Tout membre peut démissionner en déposant une démission écrite auprès du Conseil d’administration.

ARTICLE IV. Cotisation annuelle
SECTION 4.01 : Le montant requis pour la cotisation annuelle des membres est de 0 $ par an, sauf modification contraire par un vote à la majorité des membres présents à l’assemblée générale annuelle des membres. Les cotisations peuvent, à l’occasion, être payées par un don de produits ou de services comparables à l’Association, sur approbation préalable du Conseil d’administration.

ARTICLE V. Conseil d’administration

SECTION 5.01 : L’Association est régie par un Conseil d’administration et gérée par des officiers élus au sein du Conseil d’administration avec des pouvoirs conformes à ces règlements.

SECTION 5.02 : Le Conseil d’administration sera composé d’un maximum de quatre (4) officiers élus et de cinq (5) directeurs généraux tous membres de l’Association.

SECTION 5.03 : Sauf autorisation du Conseil d’administration, aucun officier ou directeur général a le pouvoir de lier l’Association par un contrat ou un engagement quelconque, d’engager son crédit ou de la rendre responsable de quelque manière que ça soit, peu importe le montant.

SECTION 5.04 : Le Conseil d’administration se réunit de temps à autre selon un horaire préétabli ou sur convocation du président ou, à défaut du président, de trois (3) membres du Conseil pour mener à bien les travaux de l’Association.

SECTION 5.05 : La majorité des membres du Conseil d’administration doit être présente à toute réunion pour qu’une réunion soit valide et gérée d’une manière efficace.

SECTION 5.06 : Le poste d’un membre du Conseil d’administration sera jugé vacant lorsque le membre démissionne ou n’est pas en mesure d’assister aux réunions pour une période déterminée par la majorité des membres du Conseil d’administration.

SECTION 5.07 : Les sièges vacants, quelle que soit leur origine, peuvent être pourvus en assemblée générale des membres ou, entre les assemblées générales, à la majorité des membres du Conseil d’administration sur la recommandation d’un comité chargé des nominations et des élections.

SECTION 5.08 : Les comités seront formés à partir des membres de l’Association par le Conseil d’administration au fur et à mesure que des problèmes qui nécessitent une structure de comité surgissent.

ARTICLE VI. Election du Conseil d’administration
SECTION 6.01 : Le Comité chargé des candidatures et des élections soumet à l’Assemblée générale les noms des membres qui souhaitent siéger au Conseil d’administration. Tout membre en règle peut soumettre des candidatures à condition que le Comité reçoive leur proposition par écrit vingt et un (21) jours calendriers avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

SECTION 6.02 : Le Conseil d’administration est élu à la majorité des voix des membres lors de l’assemblée générale annuelle.

SECTION 6.03 : Le Conseil nouvellement élu se réunit immédiatement après l’assemblée générale annuelle pour élire parmi eux les officiers et donner les responsabilités spécifiques décrites à l’ARTICLE VII.

SECTION 6.04 : Les membres du Conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux (2) ans, sauf lors de la première assemblée générale annuelle de l’Association où cinq (5) membres du Conseil d’administration, à l’exclusion des officiers, siègeront pour un terme d’un (1) an. Lors de chaque assemblée générale annuelle suivante, les nouveaux membres du Conseil d’administration seront élus pour un mandat de deux (2) ans afin de remplir les postes vacants des membres dont le mandat est terminé.

ARTICLE VII. Fonctions des officiers et des directeurs généraux
SECTION 7.01 : Les officiers membres du Conseil d’administration de l’Association sont le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Ils exercent les fonctions spécifiées ou qui sont attribuées par le Conseil d’administration. Les fonctions des officiers ne sont pas limitées à celles indiquée ci-dessous et peuvent inclure également des tâches attribuées par les membres de l’Association.

7.1.1 Président
• Est le principal dirigeant de l’Association et son porte-parole officiel;
• Préside les réunions des membres de l’Association et du Conseil d’administration;
• Dirige et coordonne les autres membres du Conseil d’administration dans l’exercice de leurs activités;
• Siège en tant que membre ad hoc de tous les comités;
• Représente ou délègue des représentants de l’Association au public, aux organisations et aux gouvernements.

7.1.2 Vice-président
• Assiste le président, à la demande de celui-ci, et représente l’Association aux occasions appropriées;
• En l’absence du président, remplit les devoirs et exerce les pouvoirs et les fonctions du président de l’Association.

7.1.3 Trésorier

• Prépare un budget de fonctionnement annuel pour l’Association;
• Garde les fonds et les titres de l’Association;
• Conserve des registres complets et exacts des dons, des frais et d’autres recettes et dépenses dans des registres appartenant à l’Association;
• Dépose des sommes d’argent au nom et au crédit de l’Association et auprès des dépositaires désignés par le Conseil d’administration;
• Enregistre tous les dons et les sommes reçues;
• Alloue et répartit les fonds conformément au budget approuvé;
• Tous les trimestres, rend compte au Conseil d’administration des affaires financières de l’Association et, annuellement, aux membres;
• Communique avec des organisations et des individus nécessaires pour la gestion des affaires financières de l’Association tout en veillant à ce que des copies de cette correspondance et de ces dossiers soient fournies au secrétaire.

7.1.4 Secrétaire

• Prépare et publie les avis et l’ordre du jour du Conseil d’administration et des assemblées générales de l’Association;
• Enregistre et distribue les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et des assemblées générales;
• Tient des registres de présence aux réunions;
• Tient des archives, notamment des procès-verbaux, des relevés, des rapports et de la correspondance.

SECTION 7.02 : DIRECTEURS Les tâches de chaque directeur général sont définies de temps à autre par le Conseil d’administration.

SECTION 7.03 : COMITÉS. L’Association peut créer des comités si elle le juge nécessaire pour poursuivre ses objectifs. Le Conseil d’administration nommera les membres des comités.

ARTICLE VIII. La gouvernance

SECTION 8.01 : Règlements et règles

8.1.1 : L’acceptation de ces règlements se fait par un vote positif d’au moins deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale des membres de l’Association à condition que des copies écrites des règlements et un avis de la réunion soient remis aux membres de l’Association au moins quinze (15) jours avant la réunion.

8.1.2 : Les présents règlements peuvent être modifiés par un vote positif d’au moins deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale des membres de l’Association à condition que des copies écrites des règlements et un avis de la réunion soient remis aux membres de l’Association au moins quinze (15) jours avant la réunion.

8.1.3 : Le Conseil d’administration peut prescrire des modifications aux règlements et des règles non incompatibles avec les présents règlements relatives à la gouvernance, à la gestion et au fonctionnement de l’Association, selon ce qu’elle juge opportun, à condition que ces modifications aient force et effet jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres où ils seront confirmés. À défaut d’une telle confirmation, les modifications cesseront d’avoir effet.

8.1.4 : Pour faciliter la conduite des affaires lors des réunions, les membres doivent se comporter de manière méthodique et respecter l’autorité du président. Les règles de procédure de Robert seront appliqués dans toutes les matières sauf si elles sont en conflit avec les présents règlements. Dans de telles circonstances, ces règlements auront préséance.

8.1.5 : Tous les chèques, traites ou ordres de paiement en argent, ainsi que tous les billets, acceptations et lettres de change doivent être signés par le ou les officiers ou les personnes, qu’il s’agisse ou non d’un officier de l’Association, désignées par quelque manière que ça soit par le Conseil d’administration de temps à autre.

8.1.6 : Le non-respect des règlements de l’Association peut entraîner la révocation de l’adhésion du contrevenant suivant un vote positif, à cet effet, d’au moins deux tiers (2/3) des membres de l’Association. En aucun cas, le non-respect d’un article de ces règlements ne constitue une perte du droit d’exister de l’Association ou du droit de l’Association de faire respecter les règlements de l’Association.

8.1.7 : Exécution des instruments : Les contrats, chèques, relevés, ordres de paiement et tous les actes soumis à signature doivent être signés par deux responsables ou des personnes, qu’elles soient ou non responsables, désignées par quelque manière que ça soit par le Conseil d’administration de temps à autre. Les contrats, documents et instruments écrits ainsi signés lient l’Association sans autre autorisation. Le Conseil d’administration peut, de temps à autre, par une résolution écrite, nommer un ou plusieurs officiers, une personne ou des personnes, pour signer des contrats, documents et instruments en général ou signer des contrats, documents ou instruments spécifiques au nom de l’Association.

ARTICLE IX. Année financière
L’année financière de l’Association commence le 1er juillet et se termine le 30 juin.

ARTICLE X. Réunions des membres
SECTION 10.01 : PREMIÈRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par le comité de planification intérimaire de l’assemblée générale annuelle dont l’ordre du jour consiste à élire un Conseil d’administration et à approuver les règlements.

ARTICLE 10.02 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE : Le Conseil d’administration convoquera une assemblée générale annuelle des membres dans les six (6) mois suivant sa première assemblée générale. Les assemblées générales annuelles suivantes se tiendront au plus tard 90 jours après la fin de l’année financière de l’association.

SECTION 10.03 : RÉUNIONS EXTRAORDINAIRES : Les réunions extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le président, par la majorité des membres du Conseil d’administration ou par au moins vingt-cinq (25) des membres ayant le droit de vote.

SECTION 10.04 : AVIS DE RÉUNIONS : Un avis écrit ou imprimé de chaque réunion, indiquant le lieu, le jour et l’heure de la réunion, doit être donné par le secrétaire de l’Association ou par la personne autorisée à convoquer la réunion. Cet avis doit être donné au moins quinze (15) jours avant la date choisie pour la réunion.

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SECTION 10.05 : LIEU DES RÉUNIONS : Les réunions des membres se tiennent à n’importe quel lieu choisi par le Conseil d’administration.

SECTION 10.06 : QUORUM : Les membres présents à toute réunion dûment annoncée constitueront un quorum lors de cette réunion, nonobstant la présence de la majorité des membres du Conseil d’administration, afin de permettre la tenue valide et efficace des procédures.

SECTION 10.07 : VOTE : Toutes les questions sont décidées à la majorité des voix des membres présents aux réunions sauf indication contraire dans les présents règlements.

ARTICLE XI. Budget et finances
SECTION 11.01: Le budget de fonctionnement annuel de l’Association doit être préparé par le trésorier puis soumis au Conseil d’administration pour ratification avant approbation par les membres lors de l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE 11.02: Les officiers ou autres personnes désignées en vertu des présents règlements sont les signataires autorisés des comptes bancaires de l’Association. Tous les chèques doivent porter la signature de deux officiers. Tous les chèques doivent être signés par le président ou le trésorier, sauf autorisation contraire du Conseil d’administration, comme indiqué à la SECTION 8.1.7. Toutefois, tout chèque libellé à l’ordre d’un officier ou d’un directeur général ou d’une personne avec laquelle un officier ou un directeur général est juridiquement lié ne doit pas être signé par cet officier ou par ce directeur général.

SECTION 11.03 :
(i) L’approbation à la majorité simple du Conseil d’administration est requise pour:
• toute dépense unique non comprise dans le budget approuvé qui dépasse 100,00 $; et
• toute dépense unique incluse dans le budget approuvé qui devrait être surévaluée de 100,00 $ ou plus, soit 10 pour cent de la somme incluse dans le budget approuvé pour cette dépense.
(ii) Nonobstant la clause (i) ci-dessus, le Conseil d’administration peut procéder à une dépense pour laquelle l’approbation est requise en vertu de ces clauses dans la mesure où la dépense est nécessaire dans une situation d’urgence pour protéger l’Association à condition que cette dépense soit ensuite ratifiée dès que possible selon la clause (i).

SECTION 11.04 : RAPPORTS FINANCIERS : Les rapports financiers annuels doivent être préparés par le trésorier et présentés aux membres pour approbation à l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE XII. Livres et registres
Le Conseil d’administration veille à ce que les procès-verbaux soient établis dans des livres fournis à cet effet et qu’ils inclussent les élément suivants :

i) Toutes les nominations des officiers effectuées par le Conseil d’administration;
ii) Les noms des membres du Conseil d’administration et des comités présents à chaque réunion;
iii) Toutes les résolutions et délibérations de toutes les assemblées générales, les réunions du Conseil d’administration et les réunion des comités; et
iv) Un registre de tous les membres.

ARTICLE XIII. Indemnisation des officiers et des directeurs généraux
SECTION 13.01 : Négligence ou défaut. Aucun officier ou directeur général ne peut être tenu responsable des actes ou des recettes de tout autre officier, directeur général, employé ou bénévole.

SECTION 13.02 : Les officiers et les directeurs généraux qui, sous la direction du Conseil d’administration, contractent des responsabilités au nom de l’Association seront indemnisés et épargnés de toutes dépenses engagées et de toute action, poursuite ou procédure qui est intentée ou poursuivie contre lui ou à l’égard de tout acte ou affaire commis, accompli ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions d’officier ou de directeur général sauf les frais occasionnés par sa propre négligence ou défaut volontaire.

SECTION 13.03 : L’Association souscrit et maintient une assurance aux bénéfices de ses officiers et ses directeurs généraux telle que déterminé par le Conseil d’administration de temps à autre.

ARTICLE XIV: Dissolution
À la dissolution de l’Association et après le paiement de toutes les dettes et responsabilités, ses biens restants seront distribués ou cédés à un ou plusieurs organismes de bienfaisance reconnus qui exercent leurs activités uniquement au Canada.